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el punto
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eMPRESA ORGANIZADORA DE CONGRESOS
EMPRESA ORGANIZADORA DE CONGRESOS
Somos mucho más que una Empresa Organizadora de Congresos / OPC
Te ayudamos a conseguir el congreso perfecto
Optimiza tu tiempo para concentrarte en un congreso de éxito
Todo el equipo Bindu activará la maquinaria organizativa logística
Procesos bajo control y coordinación de todas las áreas
Asistentes y ponentes satisfechos y sponsors que repitan
Y punto.
Hola
Soy María Canivell, fundadora de Bindu Events, una empresa especialista organizadora de congresos y quiero contarte de primera mano cuáles son nuestros puntos fuertes y cómo podemos ayudarte.
Y hablando de puntos, ¿sabías que Bindu significa punto? Así que si este es el punto de inicio de nuestra colaboración, hoy será un día muy especial.
¿Estás interesado? Cuéntanos tu proyecto
¿Cómo aplicamos la tecnología en la organización de un congreso?
Plataforma de registro especializada en congresos
Usamos una tecnología desarrollada a medida que permite una gran comodidad para el usuario: descargarse su factura, cambiar sus datos, guardar el certificado, generar su acreditación… ¡todo en uno!
Generación de QR y envío de acreditación
Podemos generar un QR único para cada asistente que se envía junto a la acreditación personalizada para acceder al evento.
Gestión de comunicaciones
En esta misma plataforma, las comunicaciones científicas pueden ser evaluadas por uno o múltiples evaluadores. Todas las opciones están disponibles para hacer una gestión centralizada.
App del congreso
Si usas nuestra app, podrás centralizar todos los contenidos del congreso (programa, ponentes, etc), generar notificaciones a los asistentes, y ofrecerlo a sponsors y participantes como una herramienta eficaz de networking.
Ponemos el punto de atención en las personas
Nuestro punto de atención siempre serán las personas, así que intentamos que ponentes, expositores y asistentes se sientan atendidos a la perfección, ya que un congreso no es sólo organización y logística, sino un punto de encuentro entre personas en el que debe notarse buena energía. Con esta premisa te detallo ahora la relación de áreas en la que podemos ayudarte.
Somos Agencia de congresos en Málaga
PRESUPUESTO
Una primera reunión en la que nos des información del proyecto a partir de la que podamos elaborar un presupuesto.SEDE
Podemos hacer la búsqueda y localización de la sede del congreso en base a los requerimientos necesarios.VIABILIDAD ECONÓMICA
Proyecto de viabilidad económica del congreso, mediante una comparativa presupuestaria con ediciones anteriores y balance estimativo entre los ingresos esperados y los gastos necesarios.ENTORNO WEB
Diseño de la web del congreso y plataforma
online de inscripciones y comunicaciones
científicas.BRANDING
Diseño del branding del congreso, y su adaptación a las distintas piezas (folleto, acreditaciones, cartelería, etc)CAPTACIÓN
Envíos de información a posibles interesados en asistir al congreso, así como a aquellas empresas que puedan ser potenciales sponsors del congreso.- PONENTES
Gestión de ponentes, para previsión y gestión de alojamiento y traslado.
INSCRIPCIÓN Y FACTURACIÓN
Gestión de las inscripciones de los congresistas, así como emisión de facturas y gestiones de cobro.COMUNICACIONES
Gestión de comunicaciones científicas, orales y póster.SPONSORS
Comercialización de la exposición y sponsors- Captación de sponsors
- Organización del plano de stands
- Comercialización de los servicios a expositores
OTROS PROVEEDORES
Planificación, contratación y supervisión de todos los servicios (audiovisuales, azafatas, montaje, etc.)ALOJAMIENTO
Gestión de cupos en hoteles.TRASLADOS
Gestión de traslados (traslados individuales y autobuses)OCIO
Programa paralelo de cenas, visitas, etc.PRENSA
Gabinete de prensa- Elaboración y envío de notas de prensa
- Rueda de prensa y convocatoria a medios
- Protocolo del acto
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Respondemos a las preguntas más frecuentes sobre la organización de congresos
La fase de precongreso sienta las bases y estructura para todo el proceso, asegurando una planificación detallada.
El OPC trabaja con el comité organizador para presentar candidaturas, elegir sedes, y asegurar la viabilidad económica del congreso.
La sede debe ser accesible, adecuada al evento y ofrecer servicios necesarios para garantizar una experiencia positiva.
Un presupuesto realista que cubra todos los costes, desde inscripciones hasta patrocinios, para garantizar la sostenibilidad financiera.
Se planifica el contenido científico y social con la participación activa de la Secretaría Técnica y el OPC.
El diseño coherente y profesional de elementos gráficos junto con la web del congreso contribuyen a la identidad visual y a aumentar la visibilidad del mismo.
Se centra en la facturación transparente, gestión de cobros y pagos para garantizar la transparencia financiera.
Un equipo de profesionales supervisa durante la celebración del congreso para garantizar el correcto funcionamiento de stands, almacén, catering, y tecnología audiovisual.
La orden de servicio es una hoja de ruta esencial que garantiza la ejecución según lo planificado.
Actúa como un punto central para coordinar logística, manejar incidencias y proporcionar información y asistencia a los participantes.
La recepción es organizada para ser acogedora y bien coordinada, facilitando la entrega de material del congreso y acreditaciones. Además, gracias a las nuevas tecnologías es posible la impresión de acreditaciones onsite.
A pesar de la planificación, se debe contar con un procedimiento claro para resolver problemas de manera rápida y eficiente.
Se organiza el catering de manera que cumpla con los horarios y eventos sociales para facilitar el networking.
Las reuniones diarias para evaluar el desarrollo del congreso y hacer ajustes contribuyen a una gestión efectiva.
La retroalimentación de los participantes proporciona información valiosa para evaluar el éxito y mejorar en futuras ediciones.
Incluye el cierre de cuentas con proveedores, patrocinadores y expositores, proporcionando una visión clara de la salud financiera del evento.
Enviar certificados y agradecimientos refuerza las relaciones y el prestigio del comité organizador, reconociendo la contribución de participantes y colaboradores.
Estadísticas de participación, resultados financieros, valoraciones de encuestas, cobertura de prensa y otras métricas relevantes.
Se actualiza la página web del congreso para reflejar su conclusión y se suben contenidos como actas y grabaciones de sesiones, sirviendo como recurso y archivo histórico.
Reunirse para discutir lo que funcionó bien y lo que podría mejorarse contribuye a la mejora constante y la excelencia en futuras ediciones.
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