El éxito de un congreso no se logra por casualidad. Es un trabajo silencioso pero complejo en el que se necesitan buenos profesionales para llegar a buen fin. Se construye desde el precongreso, donde una planificación detallada establece las bases de un congreso sin «cabos sueltos», continúa a lo largo del congreso, donde la ejecución se convierte en el foco, y se extiende hasta el post congreso, una etapa en la que tiene lugar el cierre económico y administrativo.
En las próximas secciones, detallaremos paso a paso las estrategias y tareas específicas que realiza una empresa organizadora de congresos que transforman la visión de un congreso en una realidad palpable, ofreciendo una hoja de ruta para que el próximo evento que se organice no sólo alcance, sino que supere, todas las expectativas.
Etapa 1: Precongreso
La fase de precongreso es, indudablemente, la más importante y compleja en el proceso de cómo organizar un congreso. Es aquí donde se sientan las bases y se establece la estructura sobre la cual se construirá todo lo demás. A mayor planificación, mayor control y disminución de riesgos obtendremos en la etapa de celebración. En esta etapa, que puede alcanzar varios meses, incluso un año, es importante construir un cronograma consensuado que guíe todo el desarrollo de los trabajos a efectuar por cada una de las partes.
Asesoramiento y comité organizador
Contar con un Organizador Profesional de Congresos (OPC) resulta particularmente valioso para organizadores menos experimentados o en eventos de gran magnitud. El OPC trabaja codo a codo con el comité organizador para la presentación de la candidatura, propuesta de sede, elección de hoteles y otros proveedores, así como en el proyecto financiero, para que sea viable económicamente hablando. Asesorando en todo momento para que cada decisión contribuya al logro de los objetivos del congreso.
Elección de sede y logística
La selección del destino donde se celebrará el congreso afecta todos los aspectos de la logística y la experiencia del asistente. La sede deberá ser accesible, adecuada para el tamaño y las necesidades del evento y ofrecer los servicios necesarios para los participantes.
Presupuesto y viabilidad económica
El presupuesto tendrá que ser realista y considerar todos los costes de proveedores y posibles ingresos, desde las tarifas de inscripción hasta los patrocinios, asegurando así la sostenibilidad financiera del mismo.
Desarrollo del programa científico y social
El contenido del programa científico define la sustancia del congreso, mientras que el programa social facilita el entretenimiento y el networking. La planificación logística para ambos aspectos es esencial para crear una experiencia de alto impacto.
En cuanto al programa científico, el OPC no tiene capacidad en la toma de decisiones, pero siempre debe estar informado para la correcta contratación de las salas, con detalles de capacidades, horarios, equipamiento necesario, etc.
En lo que a los ponentes se refiere, durante el desarrollo del programa, la Secretaría Técnica será la encargada de ponerse en contacto con cada uno de ellos de cara a recoger toda la información necesaria sobre su ponencia, así como para la gestión del traslado y alojamiento.
Diseño de materiales y web del congreso
Comenzando con el logotipo, el cual ha de reflejar la esencia del congreso y ser fácilmente recordable, hasta el diseño de carteles, programas y acreditaciones, cada elemento gráfico requiere coherencia y un acabado profesional. Esta identidad visual se extiende al diseño de la página web del congreso, que se convertirá en el eje central para acceder a información, realizar inscripciones, organizar alojamiento y presentar comunicaciones científicas.
Gestión de alojamiento y espacios adicionales
Es importante elegir hoteles cercanos y con buena conexión al lugar de la celebración, que se adapten a la variedad de presupuestos de los participantes. Es imprescindible que la gestión del alojamiento sea llevada a cabo por profesionales especializados. Igualmente, al reservar espacios para el programa social, como la cena de gala, se buscarán lugares con suficiente aforo que ofrezcan una experiencia única. Aquí puedes ver los venues más especiales y singulares de Málaga.
Gestión de la exposición comercial y patrocinios
Los patrocinadores y expositores proporcionan apoyo financiero y añaden valor al congreso. Manejar estas relaciones y logística de manera eficiente es esencial para maximizar su impacto y beneficio. Esta es una de las áreas más importantes del congreso, donde la gestión de todos los servicios necesarios como mobiliario, cartelería, y otras necesidades generan un gran trabajo administrativo y gestión con proveedores.
Además, cada sede propondrá unas normas de montaje adecuadas al espacio, en las que caben destacar aspectos técnicos relativos a la construcción de stands (altura, peso, etc.), horarios de montaje y desmontaje, así como normas particulares del recinto.
Control de finanzas
La facturación de ingresos y la gestión de cobros y pagos son procesos que tendrán que ser manejados con suma transparencia y eficiencia, ya que todos los pagos y cobros llegan a la cuenta del OPC.
Gestión de proveedores
Una de las claves del éxito de una agencia de congresos y convenciones resulta de la gestión eficaz de proveedores (audiovisuales, azafatas, montaje, catering, etc.) La atención al detalle y la comunicación efectiva resultan, en cualquier caso, imprescindibles para asegurar que todos los servicios y productos sean entregados adecuadamente y a tiempo.
Montaje
El montaje durante la etapa de precongreso, se enfoca en planificar y coordinar la infraestructura del evento, asegurando que todos los elementos, desde el mobiliario hasta la tecnología audiovisual, estén adecuadamente dispuestos. Se establecen normas de montaje específicas para cada sede, abarcando aspectos técnicos y logísticos como la construcción de stands, horarios de montaje y desmontaje, y cumplimiento de normativas del recinto.
Etapa 2: Celebración del congreso
Una vez iniciado el congreso, el trabajo meticuloso durante la etapa de precongreso comienza a dar sus frutos. La siguiente fase es dinámica y requiere una ejecución ágil y coordinada de todas las actividades anteriormente planificadas.
Montaje y logística en vivo
Durante los días de montaje se requiere la supervisión del equipo especialista para la correcta funcionamiento del congreso y puesta en escena: stands, almacén, cartelería, mobiliario, catering, así como equipo audiovisual de las salas de conferencias. Cualquier cambio o ajuste debe realizarse de manera oportuna, y con los procedimientos establecidos.
Implementación de la orden de servicio
Este documento esencial compila todos los detalles y especificaciones acordados durante la planificación. Actúa como una hoja de ruta para el organizador y todo el equipo, asegurando que cada aspecto del congreso se lleve a cabo según lo previsto.
Centro de gestión y coordinación
En la sede, el comité organizador establece un centro de operaciones desde donde se coordina la logística y se manejan las incidencias. Este núcleo es también el principal lugar de información y asistencia para los asistentes y ponentes, garantizando que cualquier pregunta o problema se resuelva de manera eficiente y efectiva.
Recepción de asistentes y ponentes
La recepción es el primer punto de contacto con los participantes y, como tal, debe ser acogedora y bien organizada. La entrega de acreditaciones, programas, y material del congreso debe ser fluida para evitar demoras y crear una primera impresión positiva. La aplicación de tecnologías como lector de QR, impresión automática de etiquetas o reconocimiento facial serán el factor diferencial de una bienvenida memorable.
Gestión de incidencias
Incluso con la mejor planificación, pueden surgir imprevistos. Por este motivo, hay que disponer de un procedimiento claro para la gestión de incidencias. La rápida resolución de problemas refuerza la confianza de los participantes en la organización y mantiene el congreso en curso sin alteraciones significativas.
Montaje y logística en vivo
La coordinación del montaje será continua durante todo el evento, tanto de los stands, como del mobiliario y el equipo audiovisual de las salas de conferencias. Cualquier cambio o ajuste debe realizarse de manera oportuna, y con los procedimientos establecidos.
Catering y actos paralelos
El catering es un aspecto del congreso que, aunque parezca secundario, tiene un gran impacto en la experiencia del asistente. Tiene que estar bien organizado y ser de calidad, cumpliendo con los horarios marcados, al igual que los eventos sociales que facilitan el networking.
Atención continua a expositores y patrocinadores
Los expositores y patrocinadores son los socios principales del congreso y merecen atención continua. Resolver sus dudas, atender sus necesidades y asegurarse de que su inversión esté dando los resultados esperados es parte del trabajo durante la celebración del congreso.
Comunicación y coordinación con el comité organizador
Las reuniones diarias para evaluar el desarrollo del congreso y hacer los ajustes necesarios son prácticas habituales que contribuyen a una buena gestión.
Etapa 3: Post congreso
El eco del aplauso en la clausura del congreso marca el inicio de la tercera y última etapa crucial: el post congreso, que puede durar unos meses. Aunque los asistentes rápidamente retoman su vida cotidiana, para los organizadores, el trabajo continúa con el fin de cerrar este evento de la mejor manera.
Desmontaje y logística post congreso
Inmediatamente después de la clausura, comienza el desmontaje de la infraestructura del congreso. Este proceso debe ser tan eficaz como el montaje, asegurando que todos los equipos, stands y señalizaciones sean retirados adecuadamente. La gestión del almacén y la coordinación con la mensajería para el envío de materiales también son tareas de esta etapa que requieren una organización meticulosa.
Liquidación financiera
Esto incluye el cierre de cuentas con proveedores, patrocinadores y expositores. Una revisión detallada de los gastos e ingresos permitirá a los organizadores tener una visión clara de la salud financiera del congreso y proporcionará datos valiosos para eventos futuros.
Gestión de feedback y encuestas
Una parte fundamental del post congreso es la recolección y análisis de comentarios y sugerencias de los asistentes. Suele hacerse a través de encuestas de satisfacción que proporcionan un feedback sobre qué aspectos fueron exitosos y cuáles necesitan mejoras, así como de los temas de interés para próximas ediciones.
Emisión de certificados y agradecimientos
Enviar certificados de asistencia o de participación con comunicaciones científicas a los asistentes y agradecimientos a los ponentes, patrocinadores y colaboradores es una tarea que refuerza las relaciones y el prestigio del comité organizador.
Informe final y análisis de resultados
En este informe aparecerán las estadísticas de participación, los resultados financieros, las valoraciones de las encuestas, la cobertura de prensa y cualquier otra métrica relevante.
Cierre de la comunicación digital
Parte de los últimos pasos comprende actualizar la página web del congreso para reflejar su conclusión y subir contenidos como las actas del congreso o las grabaciones de las sesiones. Esto no solo proporciona un recurso para aquellos que no pudieron asistir, sino que también sirve como un archivo histórico del evento.
Reflexión y mejora continua
Por último, habrá que reunir al comité organizador para discutir qué funcionó bien y qué podría ser modificado en futuras ediciones.
La etapa de post congreso cierra el ciclo del evento, pero abre la puerta a la mejora y la excelencia para las futuras convocatorias.
