Diseñar y ejecutar un buen evento corporativo implica mucho más que escoger un recinto y enviar invitaciones. Se trata de crear una experiencia que refleje la identidad y los valores de la empresa, a la vez que satisface las expectativas de los asistentes.
¿Por qué es importante saber cómo organizar un evento empresarial?
Bien organizados, los eventos corporativos pueden generar una serie de beneficios, tales como:
- Networking: Es la oportunidad perfecta para que los empleados, clientes y posibles socios establezcan conexiones valiosas.
- Branding: Fortalece la imagen de la marca en la mente de los asistentes, creando una asociación positiva.
- Captación de clientes: Los productos o servicios presentados pueden atraer a nuevos clientes o fortalecer la lealtad de los actuales.
Por otro lado, una mala organización puede acabar dando unos resultados terribles. Los errores logísticos, la mala elección de proveedores o la falta de preparación generan una imagen negativa, gastos innecesarios y oportunidades perdidas.
Pasos previos a la organización
Esta etapa preparatoria es esencial para garantizar que el evento no sólo se desarrolle sin contratiempos, sino que también alcance los objetivos propuestos. Desde nuestra experiencia en organización de eventos en Málaga te queremos dar los pasos básicos a considerar en este punto. Son los siguientes:
1. Definir el objetivo del evento:
Antes de cualquier otra acción, uno debería preguntarse: ¿Qué se desea lograr con el evento? Puede ser desde lanzar un nuevo producto o fortalecer lazos con clientes actuales, hasta promover la cultura corporativa entre los empleados. Tener un objetivo claro guiará todas las decisiones siguientes y además ayudará a medir el éxito del evento al finalizar.
2. Establecer un presupuesto:
Posiblemente definir cuánto se está dispuesto a invertir en el evento sea uno de los puntos más importantes. No solo ayudará a tomar decisiones adecuadas respecto a locación, catering o entretenimiento, sino que también evitará gastos innecesarios. Además, siempre es recomendable agregar un margen adicional para posibles imprevistos.
3. Elegir la fecha y el lugar:
Estos dos aspectos están estrechamente relacionados. La fecha debe establecerse en función de la disponibilidad del lugar deseado, la agenda de los invitados principales y las posibles coincidencias con otros eventos relevantes en el sector.
El lugar, por su parte, no sólo debe adecuarse al número de asistentes, sino también reflejar la imagen y valores de la empresa. A mayores, convendría considerar factores logísticos como accesibilidad, estacionamiento y equipamiento tecnológico.
¿Cómo planificar un evento corporativo paso a paso?
Una vez establecidas las bases previas, es hora de adentrarse en la organización del evento como tal. Esta se divide en cinco puntos principales:
1. Planificación inicial
Establecimiento de un cronograma
Un evento empresarial implica múltiples tareas que deben realizarse de manera coordinada. Definir un cronograma claro con fechas límite para cada actividad garantizará que todo avance de forma ordenada y sistemática.
Definición del asistente deseado
Se trata de identificar a las personas o empresas clave que deben estar presentes.
Identificación de posibles partners o sponsors
Puede que el público objetivo de nuestro encuentro coincida con los intereses de posibles empresas interesadas en establecer colaboraciones o alianzas estratégicas. Esto redundará en un mayor beneficio del propio evento que contará con mayores recursos económicos y promocionales.
Control presupuestario
Deberá hacerse un control periódico del presupuesto con las desviaciones que se vayan produciendo para tomar las acciones oportunas
2. Selección de proveedores y recursos
Catering
Lo mejor es elegir un proveedor con buena reputación y que pueda adaptarse a requisitos dietéticos específicos o preferencias del público. El perfil del comensal a día de hoy responde a un mayor nivel de exigencia, por lo que este punto resultará clave en la elección del proveedor. La respuesta ante necesidades especiales, dietas y alérgenos, así como la innovación en la puesta en escena son aspectos clave a la hora de tomar una decisión en este sentido, dando por hecho el adecuado nivel de profesionalidad en cuanto al servicio, personal y tiempos de respuesta.
Tecnología
Desde sistemas de sonido y proyección, hasta herramientas para aplicar la inteligencia artificial en los eventos, la tecnología juega un importantísimo papel en los eventos actuales. Se hará una lista con todo lo necesario y posteriormente se contactará con aquellos profesionales que ofrezcan soluciones de calidad. Conocer a los proveedores adecuados y establecer todos los requerimientos técnicos y de última generación marcará la diferencia para poner el sello de la innovación en nuestro evento.
Decoración y ambientación
El espacio debe reflejar la esencia de la empresa y el objetivo del evento. Esto conlleva pensar en una temática y una serie de colores concretos.
Animación y espectáculos
Presentadores, artistas, performances que generarán un recuerdo inolvidable en nuestros asistentes.
3. Promoción y comunicación
Estrategia de difusión
Se pueden utilizar canales como correo electrónico, redes sociales, y publicidad local para difundir la noticia de la celebración del evento. Definir bien la campaña tanto en medios especializados como en medios locales será la clave para atraer a nuestro público objetivo y generar la relevancia deseada. Imprescindible contar con expertos en generación de contenidos y difusión en redes sociales y publicidad online, así como identificar los líderes de opinión de nuestro sector.
Material promocional
Como, por ejemplo, invitaciones, banners, folletos o cualquier otro soporte que ayude a comunicar detalles y generar entusiasmo sobre el evento empresarial.
Página web o aplicación
En ocasiones conviene desarrollar una página web específica para el evento o incluso una aplicación. Esto puede incluir detalles del programa, currículums de ponentes, información de la ciudad sede…
4. Ejecución del evento
Equipo de soporte en el lugar
Contar con profesionales en el sitio para manejar el registro, guiar a los asistentes, y resolver cualquier inconveniente ayuda a que todo fluya mejor.
Fotos y videos
No hay que olvidarse de grabar el evento o documentarlo con fotografías. Esto no solo sirve como material promocional posterior, sino también como un recurso valioso para revisar y aprender de cara a futuros eventos empresariales. Deberemos prever las piezas necesarias para redes sociales, resumen del evento, entrevistas con ponentes, partners, etc.
Feedback en tiempo real
Para que los asistentes puedan dar retroalimentación durante el transcurso del mismo, una buena opción es la de crear encuestas digitales, sesiones de preguntas y respuestas o paneles de discusión.
5. Seguimiento post-evento
Agradecimientos
Enviar mensajes de agradecimiento a los asistentes, patrocinadores y a cualquier persona o entidad que haya contribuido al éxito del mismo siempre es un detalle. Aprovecharemos este contacto para enviar una breve encuesta de satisfacción.
Evaluación
Si tras el evento se reúne al equipo organizador para discutir qué salió bien y qué áreas necesitan mejora, se logrará organizar mejores eventos en el futuro.
Los desafíos más habituales a la hora de organizar un empresarial y cómo enfrentarlos
Aunque la planificación meticulosa puede minimizar la mayor parte de problemas, siempre hay que estar preparado para enfrentar cualquiera de estas situaciones imprevistas:
Cambios de última hora
Ya sea un ponente que cancela, un proveedor que no cumple o una modificación en la lista de invitados, los cambios inesperados surgen.
Solución: Tener siempre un plan B (contar con ponentes de reserva, diversificar proveedores, tener flexibilidad en la logística…). Por ejemplo, si nuestro evento considera espacios al aire libre, tendremos que tener siempre un «plan b» teniendo en cuenta la previsión meteorológica.
Desajustes en el presupuesto:
Los gastos adicionales no planificados pueden desestabilizar el presupuesto.
Solución: Asignar un porcentaje del presupuesto (alrededor del 10-15%) para contingencias. Esto dará margen de maniobra ante gastos imprevistos.
Problemas tecnológicos:
Fallos en la proyección, en el sistema de sonido o en las herramientas digitales.
Solución: Realizar pruebas de todo el equipamiento tecnológico el día anterior y el mismo día del evento, así como pruebas con el material de los ponentes.
La evaluación final
Una vez finalizado el evento, el trabajo no termina. Ahora es cuando hay que llevar a cabo un análisis detallado sobre su ejecución. Esto significa obtener opiniones de los asistentes, examinar datos clave y cotejar las metas establecidas con los resultados alcanzados.
Este estudio no sólo sirve para entender el impacto del evento reciente, sino que también actúa como una herramienta ideal para la planificación de futuras ediciones.
La mejora continua se basa en esta retroalimentación, garantizando que los siguientes eventos sean más precisos, eficientes y satisfagan las demandas de los asistentes y organizadores por igual.
